Gefälschte Kontaktanfragen – Teil 4: Die vier Warnsignale

In Teil 2 und Teil 3 dieser Serie haben wir zwei konkrete Fälle aus unserem Agenturalltag unter die Lupe genommen: eine gefälschte Kontaktanfrage, die angeblich von Alexandra Garza bei Siete Foods stammte, und eine weitere, die sich als Anfrage von Jessica Foster bei Furniture Box ausgab. Beide Male handelte es sich um echte, bekannte Unternehmen – deren Identität Betrüger missbraucht hatten, um Vertrauen zu erschleichen. Beide Male steckten hinter der Anfrage gefälschte Domains, erfundene Ansprechpersonen und ein klares Ziel: die Kommunikation auf eine manipulierte E-Mail-Adresse zu lenken.

Was beide Fälle verbindet, sind vier wiederkehrende Warnsignale. Diese Signale sind, für sich genommen, manchmal schwer zu deuten – in der Kombination aber eindeutig. Im Folgenden stellen wir sie Ihnen als kompakte Checkliste vor, damit Sie künftig schon beim ersten Lesen einer Anfrage wissen, worauf Sie achten müssen.

Die vier Warnsignale

1. Domain-Mismatch: Die Absender-Domain stimmt nicht mit der echten Firmendomain überein

Dies ist das technisch verlässlichste und zugleich am leichtesten übersehbare Warnsignal. Im Fall Siete Foods lautete die echte Unternehmensadresse sietefoods.com – die gefälschte Absender-Domain war sietesfood.com, also mit einem zusätzlichen „s“ und ohne das „s“ am Wortende. Im Fall Furniture Box war die echte Domain furniturebox.co.uk, die gefälschte lediglich furniturebox.uk – die Endung .co.uk wurde schlicht weggelassen.

Beide Abweichungen sind auf den ersten Blick kaum zu erkennen, besonders wenn man nur den angezeigten Absendernamen liest – und genau darauf setzen die Betrüger. Im Siete-Foods-Fall war im Mailtext sogar die echte Domain sietefoods.com als Link eingebettet, sodass eine Antwort optisch seriös wirkte, aber an die Fake-Domain ging.

Was Sie tun sollten: Prüfen Sie bei jeder Erstanfrage die vollständige E-Mail-Adresse – nicht nur den angezeigten Namen. Vergleichen Sie die Domain Zeichen für Zeichen mit der offiziellen Website des Unternehmens, die Sie selbst im Browser aufrufen.

2. Großes Budget im Erstkontakt: Ungewöhnlich hohe Zahlen gleich in der ersten Nachricht

Seriöse Erstanfragen sind in der Regel tastend formuliert. Ein echtes Unternehmen, das eine Agentur sucht, fragt nach Referenzen, Leistungsumfang, Prozessen – und nennt ein konkretes Monatsbudget allenfalls in einem späteren Gespräch, wenn Vertrauen aufgebaut ist.

Im Fall Furniture Box wurde dagegen bereits in der ersten Kontaktaufnahme ein Budget von rund 40.000 Pfund pro Monat für fünf große Kampagnen genannt. Diese Zahl hat eine klare Funktion: Sie soll beeindrucken, die Aufmerksamkeit auf das vermeintliche Geschäftspotenzial lenken und den Empfänger dazu bringen, schnell und unkritisch zu antworten. Wer von einem lukrativen Auftrag träumt, prüft mitunter weniger genau.

Was Sie tun sollten: Behandeln Sie sehr konkrete, hohe Budgetangaben im Erstkontakt mit gesunder Skepsis – besonders, wenn sie mit keiner inhaltlichen Substanz über das Unternehmen oder die geplante Kampagne untermauert werden.

3. Kaltakquise ohne Vorbeziehung, generisches Englisch und auffällige Übersetzungsfehler

Beide Anfragen kamen über das öffentlich zugängliche Kontaktformular unserer Website – also ohne jede Vorbeziehung. Das allein ist kein Warnsignal; viele legitime Anfragen erreichen uns auf diesem Weg. In Kombination mit den anderen Merkmalen wird es jedoch bedeutsam.

Auffällig ist die Sprache: Die Nachrichten waren auf Englisch verfasst, generisch gehalten und enthielten in den Formularfeldern teils Formulierungen, die auf eine maschinelle Übersetzung oder zumindest auf ungeübten Umgang mit der Sprache hindeuteten. Echte internationale Unternehmen dieser Größe – Siete Foods wurde 2024 von PepsiCo übernommen, Furniturebox ist ein etablierter UK-Händler, gegründet 2015 – verfügen in der Regel über professionelle Kommunikation, die sich auch in einfachen Anfragen widerspiegelt.

Was Sie tun sollten: Wenn eine Anfrage sprachlich nicht zum Profil des angeblichen Absenderunternehmens passt, ist das ein Hinweis wert. Suchen Sie das Unternehmen eigenständig – nicht über in der Mail enthaltene Links – und prüfen Sie, ob das Erscheinungsbild zur Anfrage passt.

4. Drang zur Weiterleitung: „Bitte mit Ihrem Ads-Verantwortlichen verbinden“

Das vierte Warnsignal ist das strategisch ausgeklügeltste. In der Siete-Foods-Anfrage bat die angebliche Alexandra Garza ausdrücklich darum, mit der Person verbunden zu werden, die bei uns für Paid Media und Performance Marketing verantwortlich ist. Im Furniture-Box-Fall wurde darum gebeten, die Antwort per E-Mail zu senden – also direkt an die gefälschte Absenderadresse.

Beide Varianten verfolgen dasselbe Ziel: Die Kommunikation soll von einer allgemeinen Kontaktstelle weg und auf eine spezifische Person oder Adresse gelenkt werden – idealerweise auf die gefälschte Domain. Denn wer intern weiterleitet oder direkt antwortet, hat die betrügerische E-Mail-Adresse möglicherweise nicht mehr im Blick.

Dieser Mechanismus ist besonders tückisch in Agenturen, in denen Erstkontakte von Assistenz oder Empfang bearbeitet und dann intern weitergereicht werden. Wer die Anfrage zum zweiten Mal sieht, geht häufig davon aus, dass eine Vorprüfung bereits stattgefunden hat.

Was Sie tun sollten: Seien Sie aufmerksam, wenn eine Erstanfrage explizit nach einer Weiterleitung an eine Fachperson oder nach einer Antwort per E-Mail (statt über das Formular oder einen anderen Kanal) verlangt. Prüfen Sie in diesen Fällen die Absender-Domain, bevor Sie weiterleiten.

Was tun, wenn ein Signal zutrifft?

Schon eines der vier beschriebenen Signale sollte Sie veranlassen, genauer hinzusehen. Treffen zwei oder mehr zu, ist äußerste Vorsicht geboten.

Die gute Nachricht: Es gibt klare, praktische Schritte, mit denen Sie eine verdächtige Anfrage schnell und zuverlässig einordnen können – ohne großen Zeitaufwand und ohne technisches Vorwissen. Diese Schritte stellen wir Ihnen in Teil 5, dem Abschluss dieser Serie, ausführlich vor. Sie erfahren dort, wie Sie eine Domain in wenigen Minuten auf Seriosität prüfen, welche kostenlosen Tools dabei helfen und wie Sie intern klare Prozesse etablieren, damit solche Anfragen künftig nicht mehr unbemerkt durch die Maschen fallen.

Bis dahin gilt: Vertrauen ist gut, Prüfen ist besser – besonders wenn jemand auf dem ersten Weg gleich mit einem großen Budget winkt und darum bittet, mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden zu werden.